Kişiler (Müşteriler ve Tedarikçiler)

Planports‘ta tedarikçiler ve müşteriler (siz ve ekibiniz de dahil) kişiler olarak kaydedilir. Bu sayede müşterilerinize ve tedarikçilerinize ait tüm bilgiler, tüm Planports kullanıcılarının kolay erişebilmesi için ortak bir havuzda toplanmış olur.

Planports’u kullanmaya başlayınca ilk yapmanız gereken şeylerden birisi kişileri kaydetmek olmalıdır. Faturalama, teklif verme veya etkinlik gibi diğer süreçleri ancak kişileri oluşturduktan sonra kullanabilirsiniz.

Aşağıda, kişi(firma ve gerçek kişi) kayıtlarının nasıl oluşturulduğu ve oluşturduktan sonra neler yapılabildiği detaylı şekilde anlatılmıştır.

Menüde bulunan kişilerim alt menüsüne tıklayarak ilgili sayfaya ulaşabilirsiniz.

Sayfaya ilk ulaşıldığında mevcut kayıtların bir listesi görüntülenir.

Kişilerim ana sayfa görünümü aşağıdadır. Ekran iki parçaya ayrılır. Sol taraf, kişiler listesi (mevcut kayıtların listesi), sağ taraf ise özet görünüm bölümüdür.

Sol taraftaki kişilerden istediğiniz birine tıkladığınızda, kişi özeti sağ tarafta görüntülenir.Kişilerin tüm detayını görüntülemek veya üzerinde çalışmak istediğinizde:

Sağ altta bulunan Detay butonuna basın veya sol taraftaki kişiler listesinden dilediğiniz kaydın üzerine çift tıklayın.

Dilerseniz arama kutusundan faydalanarak kayıtlı kişiler içerisinde arama yapabilirsiniz.

Bir firmaya ait tüm kişileri aramak için arama kutusuna yalnızca firma adını yazmanız yeterlidir. İlgili firma ve o firmada çalışan herkesin kayıtları listelenir.

Yeni kayıt eklemek için ekranın sağ üst kısmında bulunan "Yeni" butonuna basın.

Gerçek kişi veya tüzel kişi(firma) ekleyebilirsiniz.

Kişi: Eğer gerçek kişilere ait bilgiler girecekseniz ve bu kişi ile toplantı veya görev tanımlamalarınız olacaksa, kişi olarak eklemelisiniz.

Firma: Eğer kayıtla ilgili toplantı veya görev eklemeyecekseniz, o zaman sadece firma kaydı oluşturabilirsiniz.

Bir firmaya ait birden fazla bağlantınız varsa, önce firma kaydı oluşturun, ardından kişiler için ayrı ayrı kişi ekleyin. Böylece kişi eklerken firmasını seçebilirsiniz.

Özet olarak, eğer sadece firma oluşturur ve bu firmaya bağlı kişi atamazsanız, o firma ile toplantı kaydı ekleyemezsiniz. Çünkü toplantılar ancak kişilerle yapılabilir. Bu nedenle önerimiz her bir kişi için kayıt eklemeniz ve çalıştıkları firma için ayrı bir kayıt oluşturmanız ve türünü "Firma" seçmenizdir. Bu durumda yalnızca bir tane firma eklemeli ve her kişi kaydı eklerken "Firma Adı" kısmından firmayı seçmelisiniz.


Kişi kayıtlarıyla ilgili doldurulması gereken alanlar ve bazı önemli bilgiler şunlardır;

Ad Soyad: Kişi ise adı ve soyadı bilgisini girin

Firma Adı: Kişinin çalıştığı, temsil ettiği firma unvanını girin. Ancak buraya girdiğiniz bilgi, yeni firma olarak otomatik yaratılır. Yani sisteme yeni bir kayıt eklemiş olursunuz. Eğer önceden firma ekliyse, kayıtlı firmalardan çağırabilirsiniz. Otomatik tamamlama özelliği sayesinde sistem, size girdiğiniz karakterlere göre firma önerir. Bir tanesini seçmeniz yeterlidir.

Eğer bu alandan yeni firma eklemeyi tercih ederseniz, daha sonra o firma kaydını bularak iletişim gibi diğer detay bilgilerini de doldurmalısınız.

Etiketler: Girdiğiniz kayıtlar arasında kendinize özel gruplamalar yapabilmeniz için kullanabilirsiniz. Mesela danışman, artık çalışmadıklarım gibi etiketler oluşturarak bu etiketlere sahip kayıtları daha sonra listeleyebilirsiniz.

Hatırlatma Notu: Eklediğiniz kişiyi tanımıyor olabilirsiniz veya kalabalık bir ortamda tanıştığınız birisi olabilir. Sizin için bu kişiyi daha sonra da hatırlatacak bir not girebilirsiniz.

Daha sonra kişiye ait resim yükleyebilir ve iletişim bilgilerini girebilirsiniz.

Eğer ön muhasebe modülü kullanıyorsanız fatura bilgilerini özenle doldurmaya dikkat ediniz.

Özel alanlar: Planports üzerinden şirketiniz için özelleştirilebilen bilgiler kaydedilebilirsiniz. Kişiler menüsünde varsayılan olarak bulunmayan alanları oluşturabilir, bu alanlarda kendi sektörünüze veya size özel müşteri bilgilerini saklamak isteyebilirsiniz. Örneğin, müşterinizin tuttuğu takım, çocuklarının adları veya ilgi alanları, şirketinin kuruluş tarihi ve benzeri bilgileri saklamak isteyebilirsiniz. Bunun için öncelikle soldaki "Yönetim" menüsünden istediğiniz özel alanları tanımlayın. Artık bu özel alanları kullanarak müşterilerinize ait daha detaylı bilgiler saklayabilirsiniz. Bu alanlara göre sorgular ve raporlar oluşturabilirsiniz.

Son olarak ekranın sağ alt kısmında bulunan ekle butonuna basarak kayıt işlemini tamamlayabilirsiniz.

Kayıt işlemini tamamladıktan sonra ilgili kayda, kişilerim ana sayfasından ulaşabilir, detayına gidebilirsiniz. Artık kişi detay sayfasını kullanarak bu kayıt için;

Notlar: Kişi hakkında size özel ya da satış sürecinde işe yarayacak dilediğiniz notları veya izlenimlerinizi yazabilirsiniz.

Etkinlikler: Bu kişiyle yapılan ya da planlanan tüm görüşme veya toplantıları ekleyebilir. Ne görüştüyseniz detaylarıyla kaydedebilirsiniz ya da ziyaret planı oluşturabilirsiniz. Bu kişi (müşteri veya tedarikçi) ile ilgili yapacağınız işleri kaydedebilir ve takip edebilirsiniz.

Fırsatlar: Bu müşteriniz için satış teklifi oluşturabilirsiniz.

Dosyalar: Bu kayıtla ilgili sistemde excel, pdf, word veya resim gibi dosyaları saklayabilirsiniz.

Görevler: Bu müşteriniz(kişi)'le ilgili yapacağınız işleri kaydedebilir, takip edebilirsiniz.

Teklif: Bu müşteriniz için satış teklifi oluşturabilirsiniz.

Toplantı, Görüşme: Bu kişiyle yapılan yada planlanan tüm görüşme veya toplantıları ekleyebilir. Ne görüştüyseniz detaylarıyla kaydedebilirsiniz. Ya da ziyaret planı oluşturabilirsiniz.

Kişi detay sayfası, bir kişi veya müşteriye ait tüm sürecin özet ve hızlıca izlenebildiği bir ekran sunar. Tek erkrandan onlarca bilgi alabilirsiniz. Bu bilgileri yorumlayabilir, ilişkilerinizi yada satışlarınızı güçlendirmek için faydalanabilirsiniz.

Diğer modül ve fonksiyonları öğrenmek için Özellikler sayfasına ulaşabilirsiniz.

Bu bölümde Kişiler kullanımı, detaylarıyla anlatılmıştır. Nasıl çalıştığını kendiniz test etmek için aşağıdaki kutucuğa e-mail adresinizi yazarak «Ücretsiz Deneyin» butonunu tıklayınız.