Etkinlikler, Görüşme ve Toplantılar

Müşterilerinizle, tedarikçilerinizle veya şirketinizdeki çalışma arkadaşlarınızla yaptığınız her türlü görüşmeye Planport üzerinde Etkinlik olarak adlandırılır.

Etkinlik yönetimi sayesinde her türlü toplantınızı, telefonla ya da yüz yüze gerçekleştirdiğiniz görüşmelerinizi, tüm ziyaretlerinizi kayıt altına alabilir, raporlayabilir, kendiniz ve şirketiniz için bu bilgilerin analiz edilmesini ve kullanılmasını sağlayabilirsiniz.

Standart toplantı mantığı dışında hangi durumlar için etkinlik yönetimini kullanabilirim?

- Eğitim sektöründeyseniz, aday öğrencilerle telefonda veya yüz yüze yaptığınız görüşmeleriniz için,

- Sağlık sektöründe çalışıyorsanız ya da doktorsanız, hastalarınızın her ziyaretinde,

- Satış uzmanıysanız her türlü müşteri görüşmenizi veya ziyaretinizi kaydetmek için,

- Saha çalışanıysanız, haftalık veya aylık saha ziyaretlerinizi planlamak için,

Planports’u kullanabilirsiniz. Kısacası her sektördeki satış ve pazarlama çalışanları her türlü aktivitelerini Planports üzerinden planlayarak ve raporlayarak iş süreçlerini kolaylaştırabilirler.

Etkinlik sayfasına ulaşmak için, menüde bulunan "Etkinlik" bağlantısına tıklayın.

Etkinlik sayfası görünümü aşağıdadır. Etkinlikler, sırasıyla en yeniden geçmişe doğru listelenir.

Eğer kayıtlı etkinlik varsa aşağıdaki gibi bir ekranla karşılaşırsınız. Her etkinliğin üzerinde özet bilgiler bulunur. Etkinlik, toplantı detayına gitmek için herhangi bir kaydın üzerine tıklamanız yeterlidir.

Yeni etkinlik eklemek için ekranın sağ üst kısmında bulunan "Yeni" bağlantısına tıklayın.

Doldurulması gereken değerlerle ilgili önemli bilgiler aşağıdadır;

Türü: Bu alanda etkinlik türünü belirlemeniz gerekmektedir. Ayrıca bu alan raporlama sırasında size kolaylık sağlar.

İpucu: Eğer firmanıza özgü bir etkinlik türü oluşturmak istiyorsanız, sol menüde ki "Ayarlar" linkine tıklayınız. Karşınıza çıkan sayfadan "Etkinlikler" alanına tıklayarak yeni bir etkinlik oluşturabilirsiniz.

Proje adı: Eğer en az bir proje oluşturduysanız ve toplantı bu projeyle ilgiliyse bir proje seçin. Bu sayede proje ve toplantı bağlantısını sağlamış olursunuz. Proje boyunca yapılan görüşmeleri raporlayabilirsiniz.

Konu: Toplantı veya görüşmenin konusunu kısaca ve özet olarak girin

Etkinlik içeriği: Toplantı veya görüşmede konuşulacak konular hakkında kısa açıklamalar girin veya konu başlıklarını yazın.

Başlangıç ve Bitiş tarihleri: Sırasıyla, toplantının başlangıç ve bitiş tarihlerini, saatlerini girin.

Toplantı yeri: Toplantı yerini girin.

Ekranın sağ altında bulunan "Kaydet" butonuna basarak kayıt işlemini tamamlayın.

Not: Gelecek bir tarihe eklediğiniz her görüşme/toplantı, takviminizde görüntülenir. Böylece hangi gün hangi saatte nerede olacağınızı planlayabilir, isterseniz çalışma arkadaşlarınızın da takviminizi görmesini sağlayabilirsiniz. Takvimlerin herkese açık hale getirilmesi sayesinde şirket içerisinde, tüm çalışanlar birbirlerinin toplantı planları hakkında bilgi sahibi olurlar. Menüdeki "Etkinlik" başlığı altında bulunan "Takvim" bağlantısına tıklayarak bu sayfaya ulaşabilirsiniz.

Kayıt işleminin ardından toplantı detay sayfasına gidilir.

Bu sayfada, eklediğiniz etkinliğin detay görünümüne ulaşabilir ve etkinlik, toplantı üzerinde çalışmaya devam edebilirsiniz.

Yukarıdaki ekran çıktısında gösterilen, ekranın alt kısmında üzerinde saat resmi bulunan butona basarak toplantıyı erteleyebilirsiniz. Katılımcılara da erteleme bilgisini iletebilirsiniz.

Ekranın sağ alt kısmında bulunan "Toplantıyı Kapat" butonuna basarak, toplantıyı kapatabilirsiniz. Toplantıyı kapattıktan sonra, toplantı kaydında değişiklik yapılmasını ya da silinmesini engellemiş olursunuz. Notları girilmiş, kararları alınmış ve tamamlanmış bir toplantı üzerinde artık değişiklik yapmak istemediğinizi belirtmek için bu fonksiyon kullanılır. İsteğiniz dışında değişiklik yapılmasını, ya da silinmesini de engellemiş olursunuz.

Detay sayfasından, toplantı katılımcılarını ekleyebilir, katılımcılarla paylaşmak için dosyalar ekleyebilir, toplantı da konuşulan konuları not olarak ekleyebilir, alınan kararları ya da yapılacak işleri görev olarak girebilirsiniz.

Katılımcıların fiziken o toplantıda bulunup bulunmadığını da işaretleyebilirsiniz. Bu fonksiyonlar sayesinde toplantı tutanaklarını da otomatik oluşturmuş olursunuz.

Katılım Durumu: Toplantıya bir katılımcı eklediğinizde dilerseniz o kişiye otomatik toplantı daveti epostası gönderilmesini sağlayabilirsiniz. Ayrıca o kişi Planports kullanıcısıysa Planports içerisinden de davetiye gider. Bu sayfanın en üstünde bulunan ekran çıktısındaki "Kabul Et", "Reddet" butonları bu işe yaramaktadır. Size gönderilen bir davete katılıp katılmayacağınızı bu sayede yanıtlayabilirsiniz.

Resmin sağ üst köşesinde bulunan "Yönet" butonuna tıklayarak, katılımcı listesinde düzenlemeler yapabilirsiniz.

Diğer modül ve fonksiyonları Özellikler sayfasından "Eğitime Git" linklerine tıklayarak öğrenebilirsiniz.

Bu bölümde etkinlik, toplantı ve görüşme özelliklerinin kullanımı, detaylarıyla anlatılmıştır. Nasıl çalıştığını kendiniz test etmek için aşağıdaki kutucuğa e-mail adresinizi yazarak «Ücretsiz Deneyin» butonunu tıklayınız.